SEGUNDO INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO ver
INFORME SEGUIMIENTO 01 PERIODO ENERO – ABRIL ver
En este sentido, el Modelo Estándar de Control Interno MECI se convierte en un instrumento que contribuye a asegurar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la visión, misión y objetivos propuestos con eficiencia, eficacia y efectividad dando así cumplimiento a la normatividad y políticas del Estado.
En este contexto, la Oficina Asesora de Control Interno dentro del Modelo, cumple un papel importante como responsable del Componente de Evaluación Independiente y como asesor, evaluador, integrador y dinamizador del Sistema de Control Interno con miras a mejorar la cultura organizacional y, por ende, a contribuir con la productividad del Estado.
COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Mediante resolución 1357 de diciembre 29 de 2006 se adoptan en EMPODUITAMA S.A. E.S.P. los grupos de trabajo responsables del proceso de implementación y evaluación del MECI 1000:2005; en ella se designa el Equipo Directivo o Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno conformado por:
El Gerente, quien lo preside
El Subgerente Administrativo y Financiero, quien ejerce la secretaría técnica
El Subgerente Técnico y Operativo
El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es invitado permanente a las reuniones y participa con voz y sin voto.
Esta instancia es la encargada de:
• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de conformidad con la normatividad vigente y la naturaleza de la entidad.
• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa dentro de los planes y políticas señaladas y recomendar los correctivos necesarios.
• Asesorar al Representante Legal en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos así como en la aplicación de políticas de administración del riesgo.
• Asesorar en la adopción, implementación e implantación de los sistemas de información gerencial, de planeación y de evaluación de procesos así como en la utilización de indicadores de gestión generales o específicos.
• Revisar el avance en la ejecución de los objetivos, políticas planes, metas y funciones que correspondan a cada una de las dependencias de la empresa.
• Coordinar con las dependencias de la empresa el cumplimiento de sus funciones y actividades así como el fomento de una cultura de autocontrol al interior de las mismas.
RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
De acuerdo a lo previsto en el artículo 6° de la Ley 87 de 1993, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente.
No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales, según el artículo 2° de la Ley 87 de 1993:
• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
• Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
• Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros.
• Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
• Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
• Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control Interno es una dependencia que hace parte de la estructura formal de la entidad, dentro del nivel directivo, con funciones específicas de asesoría y evaluación de los controles establecidos. Así mismo, en el marco del MECI es un componente de control del Subsistema de Control a la Evaluación al ejercer la evaluación independiente.
FUNCIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
De conformidad con el artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Oficina Asesora de Control Interno es la dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Como mecanismo de verificación y evaluación del control interno deberán utilizarse las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.
De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, el rol de la oficina se enmarca en cinco tópicos como son:
• Valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema.
• Acompañar y asesorar.
• Realizar evaluación y seguimiento.
• Fomentar la cultura de control y
• Constituirse en el canal institucional de relación con entes externos.
La evaluación y seguimiento al levantamiento de los mapas de riesgo se concreta en el examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la administración de riesgos cumplen las disposiciones, políticas, planes y acciones preestablecidos y si se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.