LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE DUITAMA S.A. E.S.P. EMPODUITAMA S.A. E.S.P.

INFORMA:

SEGUNDO AVISO CONVOCATORIA REVISORIA FISCAL

Evaluación 3ra. Convocatoria Revisoría Fiscal
Anexo Evaluación Revisoria Fiscal

Asoinquilinos
Calle 17 Kra 8
Kra 23 Calle 2
Carrera 24, Barrio San Fernando
Desinfección Estructuras Plantas Surba y Milagrosa
Kra 19, Ancianato
Sector Las Nieves
PLaza de Toros
Quebrada El Hato
San Jose Alto
Limpieza de Sumideros
Velódromo

CONTROL INTERNO
UNA RESPONSABILIDAD DE TODOS LOS SERVIDORES DE LA ENTIDAD

El Sistema de Control Interno tiene como propósito fundamental lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de las funciones de las entidades que conforman el Estado Colombiano y cualificar a los servidores públicos desarrollando sus competencias con el fin de acercarse al ciudadano y cumplir con los fines constitucionales para los que fueron creadas.

En este sentido, el Modelo Estándar de Control Interno MECI se convierte en un instrumento que contribuye a asegurar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la visión, misión y objetivos propuestos con eficiencia, eficacia y efectividad dando así cumplimiento a la normatividad y políticas del Estado.

En este contexto, la Oficina Asesora de Control Interno dentro del Modelo, cumple un papel importante como responsable del Componente de Evaluación Independiente y como asesor, evaluador, integrador y dinamizador del Sistema de Control Interno con miras a mejorar la cultura organizacional y, por ende, a contribuir con la productividad del Estado.

COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Mediante resolución 1357 de diciembre 29 de 2006 se adoptan en EMPODUITAMA S.A. E.S.P. los grupos de trabajo responsables del proceso de implementación y evaluación del MECI 1000:2005; en ella se designa el Equipo Directivo o Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno conformado por:

El Gerente, quien lo preside
El Subgerente Administrativo y Financiero, quien ejerce la secretaría técnica
El Subgerente Técnico y Operativo
El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno es invitado permanente a las reuniones y participa con voz y sin voto.

Esta instancia es la encargada de:

• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de conformidad con la normatividad vigente y la naturaleza de la entidad.
• Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa dentro de los planes y políticas señaladas y recomendar los correctivos necesarios.
• Asesorar al Representante Legal en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos así como en la aplicación de políticas de administración del riesgo.
• Asesorar en la adopción, implementación e implantación de los sistemas de información gerencial, de planeación y de evaluación de procesos así como en la utilización de indicadores de gestión generales o específicos.
• Revisar el avance en la ejecución de los objetivos, políticas planes, metas y funciones que correspondan a cada una de las dependencias de la empresa.
• Coordinar con las dependencias de la empresa el cumplimiento de sus funciones y actividades así como el fomento de una cultura de autocontrol al interior de las mismas.

RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

De acuerdo a lo previsto en el artículo 6° de la Ley 87 de 1993, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente.

No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Atendiendo los principios constitucionales que debe caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales, según el artículo 2° de la Ley 87 de 1993:

• Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
• Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
• Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros.
• Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
• Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
• Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

La Oficina de Control Interno es una dependencia que hace parte de la estructura formal de la entidad, dentro del nivel directivo, con funciones específicas de asesoría y evaluación de los controles establecidos. Así mismo, en el marco del MECI es un componente de control del Subsistema de Control a la Evaluación al ejercer la evaluación independiente.

FUNCIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

De conformidad con el artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Oficina Asesora de Control Interno es la dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Como mecanismo de verificación y evaluación del control interno deberán utilizarse las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, el rol de la oficina se enmarca en cinco tópicos como son:

• Valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema.
• Acompañar y asesorar.
• Realizar evaluación y seguimiento.
• Fomentar la cultura de control y
• Constituirse en el canal institucional de relación con entes externos.

La evaluación y seguimiento al levantamiento de los mapas de riesgo se concreta en el examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la administración de riesgos cumplen las disposiciones, políticas, planes y acciones preestablecidos y si se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

AVANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EMPODUITAMA S.A. E.S.P.

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Mediante las resoluciones 663 y 664 de septiembre 5 de 2008 se adoptaron los Códigos de Buen Gobierno y Ética, respectivamente, se definieron y adoptaron las políticas de desarrollo administrativo previstas en el Decreto 3622 de 2005 y se han generado espacios de socialización.

La entidad cuenta con mapa de procesos, estudio de imagen e identidad corporativa, slogan y se propuso la estandarización de aspectos atinentes al manejo institucional, lo que se ha venido atendiendo gradualmente.

Se ha adelantado el proceso de competencias laborales, elaboración, actualización y/o ajuste de documentos de Talento Humano, la misión y visión institucionales ya fueron definidas y se creó la Oficina Asesora de Planeación.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

La versión 0 de la documentación se adoptó mediante la resolución 264 de mayo 18 de 2009 la cual incluye procesos, procedimientos, funciones y responsabilidades, reglamentos, manuales y demás políticas y lineamientos como resultados de los diferentes escenarios de participación de los funcionarios responsables.

La entidad se encuentra en fase de implementación el software ORFEO y del archivo documental de la entidad, según lo dispuesto en la Ley de Archivo o Ley 594 de 2000.

Se dispuso un punto de pago directamente en la sede de la entidad para facilitar la cancelación de la factura al usuario así como un sistema electrónico de turnos para la atención en la oficina de P.Q.R.; se cuenta con formularios que facilitan el diligenciamiento de peticiones, quejas y recursos y se ha implementado la facturación en sitio ajustando los períodos de lectura al tiempo actual.

3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN

La Oficina Asesora de Control Interno ha llevado a cabo su función de apoyo y acompañamiento a la implementación del Sistema Integrado de Gestión haciendo sus recomendaciones para el eficiente desarrollo del proceso.

La entidad cuenta con Auditores Internos de Sistemas de Gestión Integrados para el Sector Público, responsables de apoyar a la Oficina Asesora de Control Interno en la realización de auditorías al sistema en los diferentes procesos de la entidad siguiendo los lineamientos de la NTCGP 1000:2004.

El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Calidad ha operado a través de reuniones periódicas en las que se ha invitado a los integrantes del equipo MECI, soportando lo actuado en las correspondientes actas.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTCGP 1000:2004

Se encuentra adoptada la lista maestra de documentos del Sistema de Gestión de Calidad mediante resolución 264 de mayo 18 de 2009.

Aspectos como Política de Calidad y lineamientos generales del sistema han sido socializados entre los servidores públicos de la entidad a través de dinámicas, presentaciones, folletos informativos, divulgación de documentos y avance del sistema.

Tanto el MECI 1000:2005 como la NTCGP 1000:2004 contienen elementos comunes que deben desarrollarse de manera coordinada y organizada para alcanzar los objetivos.

El MECI 1000:2005 plantea una estructura de 29 elementos y la NTCGP 1000:2004 242 requisitos en cuanto a procedimientos de control de documentos, control de registros, auditoría interna de calidad, control de servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas, como mínimo, los cuales se están atendiendo paralela y conjuntamente.

SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, SISTEDA

El Sistema de Desarrollo Administrativo previsto en la ley 489 de 1998 se ha venido desarrollando en la entidad con el propósito de planificar su gestión administrativa y facilitar así el cumplimiento de su visión, misión y objetivos institucionales.

El Sistema se ha materializado a través de la formulación de políticas de desarrollo administrativo concertadas de manera conjunta y participativa entre los integrantes de los equipos de trabajo, las cuales se han plasmado en el Capítulo I del Código de Buen Gobierno adoptado mediante resolución 663 de 2008.

El Sistema de Desarrollo Administrativo y el Modelo Estándar de Control Interno son esquemas de gestión y de control que tienen como propósito común el mejoramiento del quehacer institucional y de la prestación de los servicios de la entidad, por lo tanto, su implementación es un proceso armónico y complementario.

En este sentido, el diseño e implementación de algunos elementos de control del MECI facilitan la ejecución de las políticas de desarrollo administrativo determinando con el análisis de aquellos, el avance en la implementación de las mismas.

NORMA TÉCNICA ISO/IEC 17025-2005

Paralelo a los sistemas antes mencionados, que en su conjunto conforman el Sistema Integrado de Gestión, la entidad viene desarrollando la norma técnica ISO/IEC 17025 la cual establece los requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración.

Lo anterior, a fin de buscar la acreditación del laboratorio de aguas de EMPODUITAMA S.A. E.S.P. para lo cual, simultáneamente con la documentación de los demás procesos, se adoptó la correspondiente a Ensayo y Resultados mediante la misma resolución 264 de mayo 18 de 2009.

Este proceso de acreditación se realiza bajo el liderazgo de la Jefe de la Unidad de Laboratorio de la entidad y se cuenta con el apoyo de ANALIZAR LABORATORIO FISICO QUÍMICO LTDA para su gestión.